Каждая компания как крупная, так и небольшая занимается ведением документации. С годами полки архива заполняются и приходится искать дополнительное помещение для ценных бумаг. Старыми документами являются те, у которых уже вышел период хранения. Именно по этой причине их можно утилизировать, но не все сразу. Перед уничтожением необходимо обратить внимание на каждый договор и понять, можно ли от него избавиться без последствий для фирмы. Нельзя сжечь или выкинуть важную документацию, и выкинуть просто так ценные бумаги невозможно (получение штрафа о нарушении закона страны).
Порядок уничтожения документов, кто этим занимается
Чтобы уничтожить документ, нужно создать специальную комиссию, состоящую минимум из двух лиц (сотрудники разных отделов компании). Комиссия ставит подписи в составленном акте об уничтожении документации. Члены комиссии ответственны за этот процесс и не должны совершить ошибку в решении. Важно уточнить, что некоторые бумаги хранятся в течение пяти лет.
Порядок хранения и уничтожения документов делится на этапы:
- Отбор бумаг для проведения экспертизы ценности (предварительно отсортировать по годам).
- Проверка комиссией экспертной оценки (не содержится важная информация, можно уничтожить).
- Составление специального акта со списком документов, которые планируется ликвидировать.
- Проведение непосредственно утилизации.
- Акт завизируется комиссией.
К главным способам уничтожения бумаг относится шредирование, сжигание в особого рода печах и выездная утилизация (порядок уничтожения документов организации). Если компания маленькая, можно самостоятельно справиться с поставленной задачей, с помощью простого разрезания бумаг. Но здесь важно соблюдать условие: архивные документы не секретны. При наличии у фирмы специального устройства — шредера, уничтожение бумаг происходит благодаря ему. Позволит одновременно справиться с 85 листами. Существуют типы таких машин: плоскорезы, крошители, шлифмашины. Размер бумажных частиц при ликвидации шредером напрямую зависит от конфиденциальности сведений на бумажном носителе.
Порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения
Сведения о налоговом учете хранятся 4 года, а типовая документация в течение 5 лет, карточки с личными данными, трудовые договоры отличаются длительным периодом хранения — 75 лет. Для того чтобы все это ликвидировать, можно обратиться к проверенному методу — химической обработке. Профессионал приезжает к заказчику, перерабатывает бумаги в однородную массу с помощью воды и химических препаратов. Крупные организации пользуются данным способом, это гарантирует стопроцентное уничтожение документации.
Порядок уничтожения секретных документов
Сжигать документацию можно только при обращении в специальную фирму. В специальные печи могут быть помещены другие носители данных: диски, флешки. Сотрудники компаний запечатывают документацию в емкость и составляют договор о хранении с клиентом, доставляют необходимое до места уничтожения. После этого на руках у заказчика остается акт о проделанной работе. Данный способ надежный. Акт об уничтожении документов отличается одинаковой структурой. В шапки указывается название компании, далее отмечаются члены комиссии, список документов, от которых необходимо избавиться. В том случае, если количество выбранных бумаг огромное, потребуется разделить их на категории и вносить как отдельные позиции. В акте фиксируется вес уничтожаемой документации. Комиссии должна в обязательном порядке расписаться в составленном акте. Заполняется или от руки, или на компьютере.
Таким образом, порядок уничтожения документов и дел, напрямую зависит от выбранного способа: самостоятельная ликвидация или обращение в специализированную компанию за оказанием услуг. Какой бы вариант ни выбрали, в любом случае потребуется составлять акт выполнения процедуры. По нормам законодательства важно выполнять порядок учета хранения и уничтожения документов.
