Порядок уничтожения документов

Порядок уничтожения документов

Каждая компания как крупная, так и небольшая занимается ведением документации. С годами полки архива заполняются и приходится искать дополнительное помещение для ценных бумаг. Старыми документами являются те, у которых уже вышел период хранения. Именно по этой причине их можно утилизировать, но не все сразу. Перед уничтожением необходимо обратить внимание на каждый договор и понять, можно ли от него избавиться без последствий для фирмы. Нельзя сжечь или выкинуть важную документацию, и выкинуть просто так ценные бумаги невозможно (получение штрафа о нарушении закона страны).

Порядок уничтожения документов, кто этим занимается

Чтобы уничтожить документ, нужно создать специальную комиссию, состоящую минимум из двух лиц (сотрудники разных отделов компании). Комиссия ставит подписи в составленном акте об уничтожении документации. Члены комиссии ответственны за этот процесс и не должны совершить ошибку в решении. Важно уточнить, что некоторые бумаги хранятся в течение пяти лет.

Порядок хранения и уничтожения документов делится на этапы:

  1. Отбор бумаг для проведения экспертизы ценности (предварительно отсортировать по годам).
  2. Проверка комиссией экспертной оценки (не содержится важная информация, можно уничтожить).
  3. Составление специального акта со списком документов, которые планируется ликвидировать.
  4. Проведение непосредственно утилизации.
  5. Акт завизируется комиссией.

К главным способам уничтожения бумаг относится шредирование, сжигание в особого рода печах и выездная утилизация (порядок уничтожения документов организации). Если компания маленькая, можно самостоятельно справиться с поставленной задачей, с помощью простого разрезания бумаг. Но здесь важно соблюдать условие: архивные документы не секретны. При наличии у фирмы специального устройства — шредера, уничтожение бумаг происходит благодаря ему. Позволит одновременно справиться с 85 листами. Существуют типы таких машин: плоскорезы, крошители, шлифмашины. Размер бумажных частиц при ликвидации шредером напрямую зависит от конфиденциальности сведений на бумажном носителе.

Порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения

Сведения о налоговом учете хранятся 4 года, а типовая документация в течение 5 лет, карточки с личными данными, трудовые договоры отличаются длительным периодом хранения — 75 лет. Для того чтобы все это ликвидировать, можно обратиться к проверенному методу — химической обработке. Профессионал приезжает к заказчику, перерабатывает бумаги в однородную массу с помощью воды и химических препаратов. Крупные организации пользуются данным способом, это гарантирует стопроцентное уничтожение документации.

Порядок уничтожения секретных документов

Сжигать документацию можно только при обращении в специальную фирму. В специальные печи могут быть помещены другие носители данных: диски, флешки. Сотрудники компаний запечатывают документацию в емкость и составляют договор о хранении с клиентом, доставляют необходимое до места уничтожения. После этого на руках у заказчика остается акт о проделанной работе. Данный способ надежный. Акт об уничтожении документов отличается одинаковой структурой. В шапки указывается название компании, далее отмечаются члены комиссии, список документов, от которых необходимо избавиться. В том случае, если количество выбранных бумаг огромное, потребуется разделить их на категории и вносить как отдельные позиции. В акте фиксируется вес уничтожаемой документации. Комиссии должна в обязательном порядке расписаться в составленном акте. Заполняется или от руки, или на компьютере.

Узнайте что такое рециклинг отходов

Таким образом, порядок уничтожения документов и дел, напрямую зависит от выбранного способа: самостоятельная ликвидация или обращение в специализированную компанию за оказанием услуг. Какой бы вариант ни выбрали, в любом случае потребуется составлять акт выполнения процедуры. По нормам законодательства важно выполнять порядок учета хранения и уничтожения документов.

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам:

Adblock detector